湖南中医药大学学生赴国（境）外学习管理办法（试行）
湖南中医药大学学生赴国（境）外学习
管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为规范学生出国（境）学习交流的管理，保障学生的人身安全和合法权益，提高学生的国际视野和综合素质，根据国家和湖南省相关法律法规，结合本校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用对象为所有赴国（境）外学习交流的我校全日制在籍本科生、研究生。获国家资助赴国（境）外学习交流学生的审批和管理按照国家有关规定执行。
第二章 项目分类
第三条 按照学习交流目的，分为课程学习、合作研究、联合培养、攻读学位、毕业设计、实习实践、学术交流、文艺演出、文体比赛等。
第四条 根据赴国（境）外学习交流的时间，可分为短期项目和长期项目，短期项目指学生赴国（境）外参加学习交流为期不足3个月的项目；长期项目指学生赴国（境）外参加学习交流为期3个月及以上的项目。
第五条 根据项目性质分为国家公派项目、单位组织项目、个人联系项目。
（一）国家公派项目指学生得到国家留学基金、中外政府互换奖学金、国家汉办等多种经费来源资助出国（境）学习交流的项目。
（二）单位组织项目指学生通过学校校际交流项目（包括中外合作办学项目、联合培养项目、交换生项目、访问学生项目等）或由我校资助出国（境）学习交流、经学校批准参加国际学术会议或进行合作科研或短期出国（境）交流访问、实习实践的项目，以及学院交流项目资助的各类项目。
（三）个人项目指学生自行联系的各类学习交流项目（自费），原则上应前往我国教育部认可的境外高等教育机构（境外高等教育机构名单以教育部教育涉外监管信息网为准）。
第三章 管理体制
学生出国（境）学习交流由国际交流与合作处、教务处、学生工作部、研究生院、财务处及各学院协同管理。
第六条 国际交流与合作处（港澳台办公室）负责出国（境）学生的协调和对外联络、发布相关项目通知、指导学生办理出国（境）手续等。
第七条 各学院负责按名额和条件对本单位的申请人进行初选和推荐工作，负责办理获准者的院内请假、审批、行前培训，在外的安全、管理，跟踪学生在境外学习的情况，监督学生在学习期满后办理回校报到手续，并配合教务处、学生工作部、研究生院和国际交流与合作处实施相关管理。
第八条 教务处负责出国（境）本科生的学习计划及审核、学籍管理、交流生学分转换与成绩认定等工作。
第九条 学生工作部负责本科生出国（境）的审批和安全监管等工作。
第十条 研究生院负责出国（境）研究生的出国境审批、请假、安全监管、学籍处理、交流生学分转换与成绩认定等工作。
第十一条 财务处负责对出国（境）学生学费和其他费用情况进行核实和审批。
第四章 审批程序
第十二条 按照“学生自愿申请、导师及学院审核、部门审议、学校审定、择优派出”的原则进行选派。
第十三条 申请条件： （一）遵纪守法，无违规违纪记录。 （二）学习成绩良好。（三）外语水平需要达到项目的录取要求。（四）身心健康，具有良好的沟通能力、较强的独立生活能力及环境适应能力。（五）符合所申报项目的其他具体要求。
第十四条 根据各类项目要求，派出学生及学生家长在出国（境）前应向派出单位提交有关承诺书。承诺书包括如下内容：
（一）未隐瞒任何生理或心理疾病的承诺；
（二）在国（境）外交流学习期间自行购买医疗及意外保险的承诺；
（三）因交流学习导致不能完成或者转换的学分将在毕业前补修完成的承诺；
（四）完成国（境）外学习计划并按期回校的承诺。
第十五条 申报流程：（一）本科生按要求填写《湖南中医药大学本科生出国（境）申请表》，并提交所在学院审核。（二）研究生按要求填写《湖南中医药大学研究生出国（境）申请表》并提交导师和二级培养单位审核。（三）所在学院签署审核意见后，本科生报学生工作部、教务处审批，研究生报研究生院审批。（四）学生工作部、教务处、研究生院审批同意后，报国际交流与合作处（港澳台办公室）审批。（五）国际交流与合作处（港澳台办公室）汇总相关资料报校长办公会审定。
第五章 学生管理
第十六条 学生在国（境）外学习交流期间，由学生所在学院具体承担管理职责，对其进行选课指导，为其指定联系人，负责与其保持经常性联系，定期了解其思想动态及学习、生活情况并随时给予指导。
第十七条 学生在国（境）外学习交流期间，应经常向国内所在学院汇报学习、生活情况，遵守我国及对方国的法律法规和所在学校的规章制度，尊重当地人民的风俗习惯和宗教信仰；遵守外事纪律，注意人身安全，避免有损国家尊严的言行，遇到关系国家和学校利益及声誉的事件应及时向我国驻当地使领馆和学校报告。
第十八条 派出学生应在抵达国（境）外驻地七日内完成向我国驻外机构的报到，并将住址和联系方式告知学生所在学院。在国（境）外交流学习期间，应至少每月向所在学院报告学习、生活等情况。
第十九条 派出学生在国（境）外学习交流期间的对象国（地区）、学习交流单位、学习交流身份不得变更，不得擅自延长或缩短学习交流期限、转往他校学习或转往第三国居留，违者按相关规定处理。如遇以下情况，应按规定程序执行：
（一）因不可抗力原因由国家出面安排学生提前回国的，派出学生应服从我国驻外机构的统一安排，并及时向所在学院报告。
（二）派出学生在国（境）外学习交流期间如因病或因故需要提前、延期或中途回国的，应提前至少2周向所在学院提交个人书面申请，经学院核实并书面认可，由学校审批同意后方可回国。
（三）如交换生在赴国（境）外后实际修读课程与原定学习计划不符，应在抵达留学单位后1个月内向所在学院重新提交学习计划，由教务处或研究生院审核备案，未经同意擅自更改在外学习计划的，所修学分不予认可。
第二十条 出国（境）学生须按时返校办理报到手续，并于返校两周内向国际交流与合作处（港澳台办公室）和所在学院各提交一份“出访学习交流报告”。学生出国（境）逾期，擅自超过批准返校时限未返校者，学校将依据学籍管理规定给予处分，直至退学处理。
第二十一条 学生在国（境）外的学费、旅费、住宿费、生活费、书籍费与保险等，均由相关项目经费或学生本人承担。
第二十二条 申请长期出国（境）的学生在办理校内审批手续前必须缴清本校的全部费用，不得欠费。短期公派项目学生应正常交纳本年度的学费、住宿费。
第二十三条 研究生在国（境）外学习交流期间，应在我校导师指导下，结合学位论文工作，制定切实可行的赴国（境）外学习计划，做到学习目的明确，内容安排合理，能够取得预期效果。应于规定时间节点完成开题报告、中期考核、学术交流与研讨、社会实践等环节，考核形式可采取远程方式进行。须与我校导师经常保持联系，导师也应对研究生的研究学习进行指导。
第二十四条 如需学分认定的项目，学生国（境）外成绩需先由国际交流与合作处（港澳台办公室）认定真实有效后，再由二级学院审核，本科生由教务处负责审核认定，研究生由研究生院负责审核认定。
第六章 经费资助
第二十五条 学校专项经费资助项目，由牵头部门出台相应资助管理办法，或参照国家留学基金委现行标准执行。
第二十六条 二级学院（含我校导师或社会捐赠）经费资助项目，资助标准可参照国家留学基金委相关资助标准或学校相关资助管理办法执行。
第七章 附 则
第二十七条 本办法由国际交流与合作处（港澳台办公室）、教务处、学生工作部、研究生院、财务处负责相关解释，港澳台学生参照本办法执行。
第二十八条 本办法自公布之日起施行，原《关于印发<湖南中医药大学研究生出国（境）暂行管理办法>的通知》（校行研字〔2018〕2号）同时废止。
附件1：《湖南中医药大学本科生出国（境）申请表》
2：《湖南中医药大学研究生出国（境）申请表》
湖南中医药大学 2023年11月30日
附件1：
湖南中医药大学本科生出国（境）申请表 |
注：1.此表须附出国（境）邀请函（含译文）及相关材料；2.单位意见栏内需加盖公章；3.此件原件交所在学院存档，复印件交国际交流与合作处（港澳台办公室）备案。 |
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附件2：湖南中医药大学研究生出国（境）申请表 |
姓名 |
性别 |
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出生年月 |
导师 |
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二级培养单位 |
政治面貌 |
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家长姓名/电话 |
申请人电话/ 邮箱 |
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出国（境）目的地 |
经费预算/ 开支渠道 |
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出国（境）时间 |
自 年 月 日至 年 月 日共计 天 |
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出国（境）事由： 申请人签字： |
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家长意见：
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导师意见：
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二级培养单位意见： |
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经费负责人意见： |
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研究生院意见：
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国际交流与合作处（港澳台办公室）意见：
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学校意见： |
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注：1.此表须附出国（境）邀请函（含译文）及相关材料；2.单位意见栏内需加盖公章； 3.此件原件交所在学院存档，复印件交国际交流与合作处（港澳台办公室）备案。